Doel 9.1.3 Informatievoorziening

We bouwen aan een moderne informatievoorziening.

Beschrijving

De informatiemaatschappij kenmerkt zich door snelle verandering op technologisch, economisch, beroeps-, ruimtelijk en cultureel gebied en wordt gezien als de opvolger van de industriële samenleving. Een moderne informatievoorziening ondersteunt de stad, het bestuur en de organisatie om kansen en risico’s als gevolg van deze veranderingen te duiden en er richting aan te geven.

Naast de ambitie om samen met de stad kansen van digitalisering te benutten om daarmee een belangrijke bijdrage te leveren aan het realiseren van maatschappelijke opgaven voor de stad, is er ook opgave voor de organisatie. Digitalisering stelt ons in staat om onze dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Ook is ICT continuïteit een voornaam aandachtspunt, omdat het maatschappelijk en organisatorisch functioneren steeds meer afhankelijk is van ICT.

Digitalisering biedt ons een scala aan kansen en risico’s. Om als Zwolle gerichte keuzes te maken is in 2021 een Digitale strategie met en voor de stad opgesteld. Centraal in deze Digitale strategie staat de vraag: “ waar liggen kansen voor en hoe kan digitale technologie bijdragen aan de opgaven van de stad?” Maar ook waar lopen we risico’s. Daarom is in deze strategie ook ingegaan op de vraag: hoe zorgen we ervoor dat gebruik van technologie niet ten koste gaat van privacy, veiligheid, transparantie en dat er geen ongelijkheid ontstaat doordat een deel van de inwoners niet over middelen of kennis beschikt om mee te komen in de digitale wereld. Om de kansen zo goed mogelijk te benutten en de risico’s te beheersen is focus aangebracht door het benoemen van speerpunten. In 2023 zullen we de strategie actualiseren.

Speerpunten
Speerpunten voor de stad

Digitale tweelingstad, een digitale equivalent van de stad in 3D.
Stad in verbinding, vergroten van de vindbaarheid en toegankelijkheid van het maatschappelijk aanbod in de stad

Speerpunten voor de organisatie

Omnichannel, een naadloze klantbeleving over verschillende kanalen heen voor inwoners en bedrijven.
Datakwaliteit, inzicht in en doorlopend verhogen van datakwaliteit.
Standaardisatie en rationalisatie, gebruik van landelijke standaarden en fundamenten t.b.v. het adequaat beheer van het ICT-landschap

Overkoepelend speerpunt voor stad en organisatie

Bewust gebruik van technologie, borging van privacy, kwaliteit en veiligheid en transparantie over het gebruik en de werking van algoritmes.

In Zwolle doen we dat natuurlijk niet alleen. Lokaal werken we samen met partners aan de realisatie van de speerpunten via bestaande samenwerkingsverbanden zoals de SMART Zwolle Alliantie en maken we gebruik van de inbreng van inwoners. Regionaal en landelijk zijn SSC-ONS, Dimpact en Samen Organiseren (VNG) belangrijke samenwerkingspartners. Met name Samen Organiseren en daarbinnen de Common Ground ontwikkelingen en het gebruik van open data en open source software zijn bepalend voor de ontwikkeling van onze ICT en dienstverlening. Binnen Dimpact innoveren we onze dienstverlening, waarvan vernieuwing de dienstverleningsportalen een mooi voorbeeld is. In G40 verband zetten we in op bundeling van krachten voor de smartcity ontwikkelingen in Nederland waarbij innovatie en bovenal implementatie van technologische oplossingen centraal staan. Hierin werken we ook samen met het Rijk.

Het toenemend gebruik en toenemende mogelijkheden van data en data genererende techniek biedt diverse kansen voor onze stad en gemeentelijke organisatie. Via het programma datagedreven werken faciliteren we de organisatie middels kennis, kunde en techniek om het gebruik van data te borgen in de beleidsontwikkeling en de uitvoering.
Met het programma Slimme Samenleving ondersteunen we de stad om techniek en data in te zetten in participatieve samenwerkingen aan maatschappelijke opgaven. Denk aan hierbij aan het bouwen van een Digitale tweelingstad. Daarbij bouwen we ook aan de ruggengraat van een intelligent zenuwstelsel van techniek en data voor en door de stad. Het programma Duurzame toegankelijkheid geeft invulling aan vernieuwde wet en regelgeving op het gebied van open en toegankelijke informatie. Onder invloed van de Wet Open Overheid (WOO) en naar aanleiding van de toeslagenaffaire transformeert het beheer en de toegankelijkheid van data en informatie drastisch.

Criteria

We bouwen aan een moderne informatievoorziening, zodanig dat:

De digitale transitie gestructureerd wordt doorgevoerd middels een breed gedragen (en transparante) strategie;
We zoveel mogelijk samen (met partners en andere gemeenten) organiseren;
We meer datagedreven sturen en werken om een bijdragen te leveren aan de opgaven in de stad;
We gebruiken maken van de kansen van digitalisering en de risico’s beheersen;
We onze digitale dienstverlening moderniseren naar landelijke standaarden;
We privacy, informatieveiligheid en toegankelijkheid borgen conform de wettelijke kaders;
We de regie van inwoners en ondernemers op eigen gegevens verbeteren;
We beschikken over een robuuste technische infrastructuur die nieuwe ontwikkelingen ondersteunt;
We de regie op de relatie met ICT-leveranciers versterken en Open tenzij stimuleren.

Portefeuillehouder(s)

Paul Guldemond
Arjan Spaans

Afwijkingen op activiteiten Berap 2023-1

Cloud migratie Corsa	Aanvullende uitgaven	36459
Cloud migratie Corsa
Onze huidige versie van Corsa, een archiefsysteem van onze organisatie, is verouderd. Dit brengt risico’s met zich mee inzake de continuïteit van onze werkprocessen. Denk hierbij aan uitval of stagnatie van werkprocessen en problemen op het gebied van security en/of informatiebeheer. De nieuwste versie van Corsa is een cloud versie. Ons voorstel is om Corsa te migreren naar de cloud. Dit past bij onze architectuurprincipes en ambitie 'Versterken van de uitvoeringskracht'. Deze migratie wordt voor een belangrijk deel uitgevoerd door de leverancier. Die kosten en de kosten aan onze kant (voor architectuur en testbeleid) zijn samen € 36.456. Dat vragen wij voor 2023 aan. Als Corsa naar de cloud is gemigreerd, dan hebben wij vanaf 2024 wel hogere kosten. Deze hogere leverancierskosten worden betrokken bij de afwegingen voor de begroting 2024. Daar staan ook vrijvallende baten tegenover die voor een belangrijk deel van impact zijn op de SSC ONS-jaarrekening. Per saldo een extra last van € 19.240,-.
Datagedreven werken	Aanvullende uitgaven	71880
Datagedreven werken
Twee jaar geleden is datagedreven werken één van onze speerpunten geworden in onze gemeentestrategie en is het programma ‘Datagedreven Werken’ gestart. Het programma heeft inmiddels geleid tot diverse initiatieven binnen verschillende domeinen. Deze initiatieven resulteren in een de toegenomen bewustwording en leiden tot de noodzaak de ingezette lijn het herijken. Samenhang en prioritering tussen initiatieven/projecten en investeringen in mensen en middelen zal in deze strategie worden bepaald. Door een gemeentebrede aanpak wordt een routekaart met bijbehorende stappen opgesteld die toepasbaar is op de gehele organisatie. Het programma Datagedreven werken is de afgelopen twee jaren is succesvol geweest, waardoor er bewustwording van de waarde van data ontstaan is en de vraag naar realisatiekracht voor datagedreven werken fors toegenomen is. Om aan de behoefte van de organisatie te kunnen voldoen is er een Datateam nodig, de huidige beschikbare formatie is onvoldoende. Voor de techniek die nodig is om deze veranderingen mogelijk te maken, waaronder het dataplatform, ontstaat noodzaak voor een ProductOwner. Daarnaast is er door de toegenomen vraag realisatiekracht nodig voor het uitvoeren van data analyses. Om aan de vraag van de organisatie te kunnen voldoen is structurele uitbreiding nodig met: 1 fte Productowner € 128.000,- 2 fte Data analist € 244.000,- Bij het Najaarsmoment 2023 wordt deze aanvraag opnieuw ingebracht ter besluitvorming. Voor 2023 wordt nu voorgesteld om een incidenteel bedrag van € 71.880,- beschikbaar te stellen.
Informatiebeheer	Budgettair neutraal
Informatiebeheer
Voor het goed functioneren van de democratie is het cruciaal dat de overheid zijn informatiehuishouding op orde heeft. Het handelen van gemeente Zwolle moet voor inwoners te reconstrueren zijn en voldoen aan eisen van integriteit eisen van bedrijfsvoering het afleggen van verantwoording rechtszekerheid voor burgers en bedrijven het behoud van cultuurhistorisch belangrijke informatie. Formatie uitbreiding is nodig door de groei van het werkgebied die is ontstaan door nieuwe en vernieuwde wetgeving zoals de Wet open overheid en de Wet elektronisch publiceren. Hierdoor zijn ook de kwaliteitseisen zwaarder geworden op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Ook willen we een risico-gestuurde aanpak gaan toepassen voor efficiënt en passend informatiebeheer. Deze ambities vloeien voort uit een interne analyse in 2022, vastgelegd in 'Zicht op de toekomst informatiebeheer'. Om de organisatie van kwalitatief informatiebeheer te blijven voorzien en om vanaf het begin af aan het M365 beheer op te pakken, is structurele formatie uitbreiding nodig. In deze Berap vragen we hiervoor incidenteel budget van € 80.000 aan voor 2023. Dekking vindt plaats uit de bedrijfsvoeringsreserve Een voorstel tot incidentele/structurele uitbreiding van de capaciteit informatiebeheer vanaf 2024 zal bij de begroting integraal afgewogen worden. Met deze uitbreiding versterken wij de continuïteit van onze werkprocessen en kwaliteit informatiebeheer.
Versterken innovatiekracht Informatieadvies	Budgettair neutraal
Versterken innovatiekracht Informatieadvies
De druk op de lijnafdelingen is de laatste jaren al fors toegenomen en met de groei van de stad zal deze alleen maar verder toenemen. De grote opgaven vragen om steeds meer innovatieve oplossingen en advisering van de afdeling Informatievoorziening. De werkvooraad is fors toegenomen en daarmee ook de werkdruk voor de adviseurs. Met alle risico’s van dien. We zien een forse toename qua werk in advisering informatievoorziening: Grote projecten als Energie, klimaat etc. Bestaanszekerheid, Versterken sociale basis en Hervormingsagenda Sociaal Domein Toekomstbestendige inrichting van de stad Digitaal toegankelijke overheid en de menselijke maat in publieke dienstverlening (inclusie, kanaalsturing, omnichanel) Datagedreven werken Inzet van innovatieve ICT-ontwikkelingen, zoals kunstmatige intelligentie, chatbots etc. Om de organisatie van advisering op innovatieve ICT-ontwikkelingen te voorzien is minimaal uitbreiding noodzakelijk met: Structureel 2 fte senior informatie adviseur (€ 256.000,-) en 2 fte informatie adviseur (€ 244.000,-) Met deze uitbreiding wordt gewerkt aan verbreding informatie advies voor innovatie en verdere verbetering van datadagedreven werken. Hiermee bereiken we dat de lijnafdelingen beter gebruik maken van innovatieve ICT-oplossingen. Dit in samenhang met het thema Programmeren en prioriteren. Bij het Najaarsmoment 2023 wordt deze aanvraag opnieuw ingebracht ter besluitvorming. Voor 2023 wordt nu voorgesteld om een incidenteel bedrag van € 100.000,- beschikbaar te stellen voor loonkosten. Dekking vindt plaats uit de bedrijfsvoeringsreserve